Bild: iQbis consulting GmbH

Die Urteile des Europäischen Gerichtshofs und des Bundesarbeitsgerichts machen Zeiterfassung für deutsche Unternehmen faktisch verpflichtend. Auch wenn es noch kein entsprechendes deutsches Gesetz gibt. Es ist aber ein Fehler, die Arbeitszeiterfassung der Mitarbeitenden nur als lästige Pflicht anzusehen. Denn darin stecken auch vielfältige Chancen. Zusammen mit der Arbeitszeit können nämlich wertvolle Informationen gewonnen werden, die dem Unternehmen einen weit darüberhinausgehenden Nutzen bieten.

Vielfältige Funktionen und modularer Aufbau
Dafür benötigt man allerdings ein professionelles Zeiterfassungs-Tool, das in der Lage ist, die branchen- und unternehmensspezifischen Anforderungen abzubilden und sich an den individuellen Bedarf anzupassen. Diesen Weg ist das Mülheimer Unternehmen iQbis mit Unterstützung der in Bochum ansässigen ETABO Energietechnik und Anlagenservice GmbH bei der Entwicklung seiner Zeiterfassungs-Software „iQzeit“ gegangen: „Unsere Software ist modular aufgebaut. Neben der reinen Zeiterfassung kann sie die Art der geleisteten Arbeiten erfassen, und damit als Grundlage zur Abrechnung mit den Kunden sowie zur Entgeltvorbereitung dienen“, erklärt iQbis-Geschäftsführer Peter Maldaner. „iQzeit kann ebenfalls für die Erfassung und Genehmigung von Abwesenheiten – zum Beispiel wegen Krankheit oder Urlaubstagen, Projektzeiterfassung, Auftrags- und Baustellenplanung sowie Personaleinsatzplanung genutzt werden“, ergänzt er. „Unsere Kunden können zu Beginn nur das Zeiterfassungs-Tool buchen und dann bei Bedarf Schritt für Schritt weitere Module zukaufen. Wenn kleine Betriebe nicht alles benötigen, ist das kein Problem.“ 

Bei ETABO, die Test- und Entwicklungspartner der iQbis war, stand die Erfassung der Baustellen-Montagestunden im Vordergrund. Enormer Zeitaufwand und mögliche Fehlübertragungen durch die manuelle Erfassung waren ausschlaggebend für den Wunsch nach Digitalisierung. So konnten durch den praktischen Einsatz schnell vorhandene Fehlerquellen ermittelt und durch enge Abstimmung zwischen den ETABO Mitarbeitenden und iQbis korrigiert werden.

Entlastung der Personalabteilung
Die manuelle, papierhafte Zeiterfassung hat Auswirkungen auf weitere Unternehmensabteilungen, und zwar ganz besonders auf die Personalabteilung. „So besteht neben den bekannten Schwierigkeiten, wie des erheblichen Zeitaufwands und Risikos von Fehlübertragungen, eine weitere ganz bedeutende Herausforderung. Und zwar das rechtzeitige und vollständige Einsammeln der Stundenzettel“, führt Peter Maldaner aus. „Die Auszahlung der Löhne und Gehälter ist ein sehr kritischer Prozess für Unternehmen. Kommt es da zu Störungen, merken Unternehmen dieses sehr schnell in der Stimmung der Mitarbeitenden.“ Produktmanager Sven Deege erläutert weiter „Bei der papierhaften Arbeitszeiterfassung sind die Mitarbeitenden der Personalabteilung immer auf die Mitarbeit der Kolleginnen und Kollegen angewiesen, dass diese die Stundenzettel rechtzeitig einreichen. Denn erst danach können die notwendigen Tätigkeiten für die Entgeltabrechnung durchgeführt werden. So besteht ein konstantes Stresslevel, damit die Auszahlung der Löhne und Gehälter fristgerecht und fehlerfrei erfolgen kann.“ Durch die digitale Zeiterfassung kann das Stresslevel in der Personalabteilung gesenkt werden, da die Arbeitszeiten online verfügbar sind und nicht mehr auf die Einreichung gewartet werden muss. „Zudem entfällt der manuelle Übertrag der Arbeitszeiten, welche einen weiteren Zeitgewinn und Reduzierung der Fehleranfälligkeit bewirken“ erklärt Maldaner. „Neben der automatischen Berücksichtigung von Überstunden und Zuschlägen, werden fehlende oder fehlerhafte Arbeitszeiten direkt visuell angezeigt.“ Die aufbereiteten Daten werden abschließend in die Gehaltsabrechnungssoftware, beispielsweise DATEV, eingespielt. So verlagert sich der Fokus von zeitraubenden Prozessen hin zu einem proaktivem Personalmanagement, dass die Arbeitsumgebung aktiv gestaltet und optimiert. 

Einsatz in unterschiedlichsten Branchen
Die Flexibilität der iQbis-Software zeigt sich in den vielfältigen Branchen und Einsatzorten. Anwender sind kleine bis mittlere Unternehmen, mit wenigen bis zu mehreren Hundert Mitarbeitenden. Die Bandbreite reicht von Dienstleistung, Gastronomie, Gesundheit und Handwerk bis zu Industrie und Bauwirtschaft. iQzeit wird genauso auf skandinavischen Ölplattformen eingesetzt wie in Kernkraftwerken – wo die Erfassung unmittelbar im Werk aus Sicherheitsgründen weiter auf Papier stattfinden muss, und außerhalb elektronisch nachgetragen wird. „In der Regel erfasst jeder Mitarbeiter seine Zeiten selbst per App auf dem Smartphone, Laptop oder PC“, ergänzt Deege. „Die Erfassung kann aber auch durch einen Teamassistenten geschehen.“ Die erfassten Zeiten sind für Vorgesetzte jederzeit einsehbar.

Flexible Erfassung im Unternehmen und mobil
Je nach Arbeitszeitmodellen und Einsatzorten der Teammitglieder kann die Zeit flexibel erfasst werden – beispielsweise an Büroarbeitstagen durch eine digitale Stechuhr, und außer Haus durch mobile Geräte. „Wir passen die Wege der Erfassung vollständig an die Wünsche unserer Kunden an“, betont Maldaner. „So gut wie jede betriebliche Regel kann abgebildet werden. Der wichtigste Vorteil ist, dass Übertragungsfehler vom Papier ins System vermieden werden. Die Erfassung muss nicht mehr manuell geschehen. Die Unternehmen sparen hunderte und tausende Zettel und vor allem sehr viel Zeit, wovon ETABO bereits deutlich profitiert hat.“