Jetzt Pflicht: Die elektronische Rechnung {ARCHIV}
7. Januar 2025
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Elektronische Rechnungen sind seit dem 1.1.2025 zwischen Unternehmen (B2B-Bereich) Pflicht. Bis 2028 gelten unter bestimmten Voraussetzungen aber Übergangsregelungen. Im Folgenden erläutern wir die wichtigsten Fragen.
- Was ist eine elektronische Rechnung?
Künftig wird zwischen der elektronischen Rechnung und sonstigen Rechnungen unterschieden. Mit der elektronischen Rechnung ist aber nicht der Versand als beispielsweise PDF-Dokument gemeint. Sie muss in einem sogenannten strukturierten elektronischen Format (CEN-Norm EN 16931) ausgestellt, übermittelt und empfangen werden können. Dies ermöglicht die beabsichtigte elektronische Verarbeitung von der Rechnungserzeugung über den Versand, die Bezahlung bis hin zur Archivierung.
Unter den Begriff der “sonstigen Rechnung” fallen zukünftig Papierrechnungen, aber auch Rechnungen, die in einem anderen elektronischen Format (PDF, JPG etc.) übermittelt werden. Eine per E-Mail versandte PDF-Rechnung gilt demnach ab 2025 nicht mehr als elektronische Rechnung, sondern als „sonstige Rechnung“.
- Für wen gilt die Verpflichtung?
Die elektronische Rechnung betrifft Leistungen zwischen im Inland ansässigen Unternehmen (B2B-Bereich), unabhängig von der Unternehmensgröße. Zwar gibt es Übergangsregelungen, jedoch wird sie spätestens ab 2028 auch für Kleinunternehmer verpflichtend.
- Welche Fristen gelten?
Die Pflicht, elektronische Rechnungen ausstellen und empfangen zu können, gilt grundsätzlich ab dem 1. Januar 2025. Wegen des hohen Umsetzungsaufwands gelten aber Übergangsregelungen:
Bis Ende 2026
In den Jahren 2025 und 2026 dürfen für B2B-Umsätze weiterhin Papierrechnungen versendet werden. Auch andere elektronische Rechnungen, die nicht dem neuen Format entsprechen und somit als „sonstige Rechnungen“ gelten (beispielsweise PDF-Dateien), bleiben in diesem Zeitraum zulässig. Erforderlich ist aber die Zustimmung des Rechnungsempfängers.
Was sich jedoch ändert, ist der Vorrang der Papierrechnung, denn diesen nimmt nun die elektronische Rechnung ein. Alle Unternehmen müssen ab dem 1. Januar 2025 den Empfang, die Verarbeitung und die revisionssichere Archivierung der elektronischen Rechnung sicherstellen.
Bis Ende 2027
Bis Ende 2027 haben inländische Unternehmen mit einem Gesamtumsatz von bis zu 800.000 Euro im vorangegangenen Kalenderjahr 2026 die Möglichkeit, neben elektronischen Rechnungen weiterhin auch Papierrechnungen und sonstige elektronische Rechnungen (vorbehaltlich der Zustimmung des Empfängers) auszustellen.
Ab 2028
Ab dem Jahr 2028 sind die neuen Anforderungen an die elektronische Rechnung und ihre Übermittlung von allen inländischen Unternehmen für Leistungen im B2B-Bereich dann zwingend umzusetzen.
Aber:
Die Übergangsregelungen gelten nur für Rechnungsaussteller. Alle inländischen Unternehmer sind ab 2025 zum Empfang von elektronischen Rechnungen verpflichtet, so weit sie Leistungen von anderen inländischen Unternehmen erhalten. Sie müssen also in der Lage sein, elektronische Rechnungen zu empfangen und zu verarbeiten. Hierzu ist eine geeignete Software(-anpassung) notwendig.
- Was ist noch zu beachten?
Die elektronische Rechnung hat Einfluss auf den Rechnungseingangs- und Rechnungsausgangsprozesses sowie die eingesetzte Software. Je nach Stand der Digitalisierung sowie der Unternehmensgröße kann der Aufwand der Anpassung sehr unterschiedlich ausfallen. Er betrifft sowohl die Finanzbuchhaltung als auch den IT-Bereich sowie ggf. weitere Unternehmensbereiche. Es empfiehlt sich, zeitnah mit den Anpassungsarbeiten zu beginnen.
- Gibt es Ausnahmen?
Die Vorschriften zur elektronischen Rechnung gelten nicht für Kleinbetragsrechnungen (bis 250 Euro). Diese können weiterhin als „sonstige Rechnungen“ im oben genannten Sinne übermittelt werden, also beispielsweise in Papierform. Gleiches gilt für Fahrausweise.