Wie der Mittelstand sinnvoll mit KI startet
24. September 2026
Bild: Adacor
KI ist kein weiteres IT-Tool: Anlässlich der KI-Biennale spricht Andreas Bachmann, Mitgründer und Geschäftsführer von Adacor, über konkrete Anwendungen, die Rolle der Führungskräfte und den richtigen Umgang mit Weiterbildung. Im Interview erklärt er, wie kleine und mittlere Unternehmen starten können – und welche Fehler sie vermeiden sollten.
Paul Gromnitza: Herr Bachmann, wo liegen heute die größten Chancen für den Einsatz von KI im Mittelstand – und was kann die Technologie bereits leisten?
Andreas Bachmann: Zunächst müssen Unternehmen verstehen, was die Technologie tatsächlich leisten kann, welche Anwendungsfälle sich damit umsetzen lassen und welcher Mehrwert entsteht. Dieses Wissen fehlt noch häufig – und kann auch nicht ohne Weiteres in jedem Unternehmen vorhanden sein. Ich sehe den größten Nutzen in zwei Bereichen. Der erste ist die individuelle Unterstützung der Mitarbeitenden. Genau darin liegt aber auch eine Herausforderung: Jede einzelne Person muss verstehen, wie KI bei der eigenen Arbeit helfen kann. Dafür braucht es konkrete Beispiele, Vorlagen und Hilfestellungen. Der zweite und vermutlich größere Hebel ist die Automatisierung von Prozessen. Ein Beispiel ist die Dokumentenverarbeitung: Lieferscheine kommen auf Baustellen an, werden abgezeichnet, fotografiert und anschließend in der Zentrale abgetippt. KI kann Handschriften und Korrekturen erkennen. So lassen sich in einem Unternehmen etwa 1.000 Dokumente pro Woche automatisiert verarbeiten.
Paul Gromnitza: Welche Auswirkungen hat der KI-Einsatz auf Arbeitsplätze, Kosten und Arbeitsabläufe?
Andreas Bachmann: Die erste Sorge vieler Beschäftigter ist, dass ihr Arbeitsplatz eingespart wird. Diese Sorge ist nicht völlig unbegründet: Wenn eine Aufgabe, die jemand seit Jahren erledigt, automatisiert wird, stellt sich zwangsläufig die Frage, wie die eigene Arbeit künftig aussieht. Geschäftsführungen führen KI ein, weil sie effizienter werden, mehr Umsatz erzielen oder Kosten senken wollen. Idealerweise ist dieser Prozess auf Wachstum und Innovation ausgerichtet. Wer KI ausschließlich zur Kostensenkung einsetzt, gerät schnell in eine Abwärtsspirale. Gute Beispiele zeigen, dass Unternehmen den Zweck einzelner Teams neu definieren. Wenn ein Team bislang vor allem Vorgänge abgearbeitet hat, kann seine künftige Aufgabe darin bestehen, andere Bereiche besser zu unterstützen und Schnittstellen effizienter zu gestalten. Die freiwerdende Zeit sollte für wertvollere Aufgaben genutzt werden.
Paul Gromnitza: Was sollten kleine und mittlere Unternehmen konkret tun, wenn sie mit KI starten wollen?
Andreas Bachmann: Der erste Schritt ist, sich zu informieren und unterschiedliche Formate auszuprobieren – von Veranstaltungen mit Praxisbeispielen bis zu Workshops, in denen man selbst ins Tun kommt. Die KI-Biennale, Meet-ups oder Angebote der Wirtschaftsförderung schaffen dafür gute Gelegenheiten. Auch das Management muss eigene Erfahrungen sammeln. Es sollte verstehen, was möglich ist, und daraus ableiten, wie die Organisation auf die neue Arbeitsweise vorbereitet werden kann. Dabei darf die Geschäftsführung ihren Teams nicht zu weit vorauseilen oder sie mit eigenen Experimenten überfordern. Ebenso wichtig ist der Austausch mit anderen Unternehmen: Was haben sie bereits umgesetzt, und auf welche Probleme sind sie gestoßen?
Paul Gromnitza: Muss heute jeder Beschäftigte lernen, KI zu bedienen, oder braucht es unterschiedliche Rollen und Kompetenzen?
Andreas Bachmann: KI wird die kommenden Jahre stark prägen. Deshalb sollten Beschäftigte, Schülerinnen und Schüler sowie Studierende verstehen, was KI kann, wo ihre Grenzen liegen und wie sie sich sinnvoll nutzen lässt. Das muss ein fester Bestandteil von Bildung und Weiterbildung werden. Gleichzeitig braucht es rollen- und situationsspezifische Kompetenzen. Den größten Effekt erzielt man, wenn Beschäftigte KI aus der Perspektive ihrer eigenen Aufgaben betrachten. Bei uns bauen Kolleginnen und Kollegen inzwischen selbstständig Dashboards oder kleinere Auswertungen. Dadurch erweitern sie ihr Wirkungs- und Kompetenzfeld erheblich.
Paul Gromnitza: Wie sollten Unternehmen Weiterbildung organisieren, damit ihre Beschäftigten Schritt halten können?
Andreas Bachmann: Wichtig sind zunächst niedrigschwellige, freiwillige Angebote für alle Mitarbeitenden. So kann jede Person im eigenen Tempo Erfahrungen sammeln. Für bestimmte Rollen und in bestimmten Phasen braucht es zusätzlich vertiefende, verbindliche Formate. Führungskräfte tragen Verantwortung dafür, die Beschäftigungsfähigkeit ihrer Teammitglieder zu erhalten. Deshalb müssen sie Veränderungen in den Jobprofilen frühzeitig erkennen und passende Weiterbildung ermöglichen. Entscheidend ist die Kombination aus breiten Einstiegsangeboten, rollenspezifischer Vertiefung und gezielter Qualifizierung der Führungsebene.
Paul Gromnitza: Welche typischen Fehler begegnen Ihnen bei der Einführung von KI?
Andreas Bachmann: Der erste Fehler besteht darin, ein KI-Tool bereitzustellen, ohne die Einführung als Veränderungsprozess zu begreifen. KI ist kein weiteres Excel-Programm und auch nicht mit dem Wechsel von einem ERP-System zum nächsten vergleichbar. Wird das Tool lediglich freigeschaltet, ist die Enttäuschung programmiert: Es wird kaum genutzt, und die erhofften Effizienzgewinne bleiben aus. Besonders problematisch ist es, wenn die meisten Beschäftigten nur eine Basisversion erhalten und leistungsfähige Anwendungen wenigen Personen vorbehalten bleiben. Dann wird KI schnell zum Feigenblatt, mit dem die Geschäftsführung sagen kann: Wir haben doch etwas gemacht. So funktioniert es nicht. Der zweite Fehler tritt auf, wenn Unternehmen zwar ein Steuerungs- oder KI-Team bilden, diesem aber keinen klaren Auftrag geben. Die Aufforderung, beim Thema KI „Gas zu geben“, reicht nicht. Das Team braucht ein konkretes Mandat, messbare Ziele und einen klar definierten Handlungsspielraum.
Paul Gromnitza: Was bedeutet Weiterbildung im KI-Zeitalter für Sie?
Andreas Bachmann: Weiterbildung bedeutet nicht nur, eine Schulung zu besuchen. Unternehmen müssen ihren Mitarbeitenden Raum zum Ausprobieren geben. Dazu gehört auch Co-Creation: Teams überlegen gemeinsam, wie sie künftig KI-gestützt zusammenarbeiten und ihre Prozesse neugestalten wollen. Entscheidend ist, Erfahrungen zu sammeln: Was funktioniert, was funktioniert nicht? KI verändert unsere Arbeit grundlegend. Diese Transformation wird nur gelingen, wenn wir die Menschen mitnehmen, vorbereiten und kontinuierlich weiterbilden.
Paul Gromnitza: Herr Bachmann, vielen Dank für das Gespräch!
Kurzprofil Andreas Bachmann
Andreas Bachmann ist Mitgründer und Geschäftsführer des inhabergeführten Cloud- und Hosting-Dienstleisters Adacor. Seit mehr als 20 Jahren beschäftigt er sich mit digitalen Infrastrukturen, Informationssicherheit und der Frage, wie Unternehmen neue Technologien sinnvoll einsetzen können. Heute liegt sein Schwerpunkt auf sicheren KI-Lösungen für den Mittelstand. Adacor beschäftigt rund 85 Mitarbeitende und betreibt neben seinen Standorten in Essen und Offenbach auch ein Engineering Center in Mülheim an der Ruhr.